Die Erstellung eines Lastenhefts für ein Projekt zur elektronischen Dokumentenverwaltung erfordert oft eine unterschätzte Vorarbeit. Bevor das Dokument strukturiert wird, bedingen mehrere grundlegende Fragen die Relevanz der technischen, funktionalen und organisatorischen Spezifikationen, die darin enthalten sein werden. Diese Phase zu überspringen, bedeutet, Angebote auf der Grundlage eines ungenauen Bedarfs einzuholen, was zu Antworten von Dienstleistern führt, die nicht miteinander vergleichbar sind.
Datenhoheit und Hosting-Anforderungen in einem Lastenheft für die elektronische Dokumentenverwaltung
Die meisten Modelle für Lastenhefte zur elektronischen Dokumentenverwaltung behandeln Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO. Die Frage der digitalen Souveränität wird jedoch selten formalisiert, obwohl sie mittlerweile die Eignung für bestimmte öffentliche Aufträge und Förderprogramme beeinflusst.
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Die von der DINUM propagierte “Cloud-First”-Doktrin, die 2024 aktualisiert wurde, empfiehlt die Nutzung qualifizierter SecNumCloud-Angebote für die Verarbeitung sensibler Daten. Die ANSSI führt eine aktuelle Liste qualifizierter Angebote.
Für ein Unternehmen, das Vertragsdokumente, Buchhaltungsunterlagen oder Personalakten verwaltet, müssen die Standorte der Rechenzentren und das Zertifizierungsniveau des Hosting-Anbieters in den technischen Spezifikationen des Lastenhefts aufgeführt werden.
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Konkret bedeutet dies, dass mindestens drei Elemente im Dokument präzisiert werden müssen:
- Der geforderte geografische Standort für die Datenspeicherung (Frankreich, Europäische Union oder ein anderer Bereich)
- Das erwartete Zertifizierungsniveau (SecNumCloud, ISO 27001, HDS für Gesundheitsdaten)
- Die Bedingungen für die Reversibilität, d.h. die Fähigkeit, alle Dokumente und Metadaten im Falle eines Anbieterwechsels vollständig zurückzuerhalten
Ein Lastenheft für die elektronische Dokumentenverwaltung zu erstellen, ohne diese Hosting-Anforderungen zu formalisierten, setzt das Unternehmen während des Projekts Blockaden aus, insbesondere wenn die Rechtsabteilungen oder Wirtschaftsprüfer die Frage nachträglich aufwerfen.
Die bestehende Dokumentation kartieren, bevor Funktionen aufgelistet werden
Der klassische Reflex besteht darin, eine Liste gewünschter Funktionen aufzustellen: automatische Erfassung, OCR, Genehmigungs-Workflows, Volltextsuche. Dieser Reflex birgt ein Problem. Er setzt voraus, dass die Organisation ihre eigenen Dokumentenflüsse kennt, was selten umfassend der Fall ist.
Bevor auch nur eine funktionale Spezifikation erstellt wird, ist eine faktische Bestandsaufnahme erforderlich. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Audit der Dokumentenverwaltung, sondern um eine operative Bestandsaufnahme: Welche Arten von Dokumenten zirkulieren, in welchen Formaten, zwischen welchen Abteilungen, mit welchen aktuellen Werkzeugen und nach welchen Aufbewahrungsregeln.
Ohne diese Bestandsaufnahme beschreibt das Lastenheft eine ideale Software, nicht eine Lösung, die an den realen Kontext angepasst ist. Die Rückmeldungen aus der Praxis variieren in diesem Punkt: Einige Unternehmen verbringen mehrere Wochen damit, ihre Flüsse zu kartieren, während andere sich mit einem halbtägigen Workshop mit den Fachreferenten begnügen. Der richtige Ansatz hängt von der Komplexität des dokumentarischen Rahmens und der Anzahl der beteiligten Abteilungen ab.
Eine häufige Falle besteht darin, diese Kartierung ausschließlich der IT-Abteilung zu übertragen. Die Fachanwender (Buchhaltung, Einkauf, Personalwesen) bearbeiten Dokumente nach eigenen Logiken, die der IT-Service nicht immer kennt. Diese Anwender bereits in der Vorbereitungsphase einzubeziehen, verhindert, dass man bei der Abnahme entdeckt, dass ganze Flüsse nicht berücksichtigt wurden.
Integrationsanforderungen mit dem bestehenden Informationssystem
Eine Software für die elektronische Dokumentenverwaltung funktioniert nicht isoliert. Sie interagiert mit einem ERP, einem HR-Management-System, einem Abrechnungstool und manchmal einer spezifischen Fachsoftware. Der Teil des Lastenhefts, der sich mit den technischen Integrationsanforderungen befasst, ist derjenige, der am häufigsten zu Budgetüberschreitungen führt, wenn er schlampig bearbeitet wird.
Die verfügbaren Daten erlauben keine präzise Quantifizierung der durchschnittlichen Mehrkosten einer schlecht antizipierten Integration, aber Projekte zur elektronischen Dokumentenverwaltung, die aus dem Ruder laufen, haben oft einen gemeinsamen Nenner: Die Verbindungen zu den bestehenden Anwendungen wurden nicht präzise genug spezifiziert. Das Lastenheft muss jede Zielanwendung auflisten, den Fluss der Daten (nur Lesen, Schreiben, bidirektionale Synchronisation) und die erwarteten Austauschformate angeben.
Es muss auch die Verwaltung der Zugriffsrechte angesprochen werden. Wenn das Unternehmen ein zentrales Verzeichnis (z.B. Active Directory) verwendet, muss das Lastenheft angeben, ob die elektronische Dokumentenverwaltung daran angeschlossen werden soll oder eigene Benutzerprofile verwalten soll. Diese Entscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Wartung und Sicherheit.
Vertraulichkeit der Dokumente im Hinblick auf Funktionen der künstlichen Intelligenz
Die Anbieter von elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen integrieren zunehmend Funktionen, die auf künstlicher Intelligenz basieren: automatische Klassifizierung, Datenauszug, Vorschläge für Metadaten. Diese Funktionen werfen eine Frage auf, die im Lastenheft explizit behandelt werden muss: Dürfen die Dokumente verwendet werden, um Modelle, interne oder externe, zu trainieren?
Die Antwort variiert je nach Art der Dokumente. Anonymisierte Lieferantenrechnungen stellen nicht dasselbe Problem dar wie Arbeitsverträge oder medizinische Akten. Das Lastenheft sollte die Bedingungen für die Anonymisierung, die Regeln für die Protokollierung von KI-Anfragen und die vom Anbieter erwarteten Garantien zur Nichtwiederverwendung der Daten zu Trainingszwecken präzisieren.
Die verfügbaren Daten zu diesem Thema sind fragmentarisch. Nur wenige Anbieter veröffentlichen detaillierte vertragliche Verpflichtungen zur KI-Verarbeitung von Kundendokumenten. Diese Anforderung im Lastenheft zu formalisieren, zwingt den Anbieter, sich klar zu positionieren, was ein eigenständiges Auswahlkriterium darstellt.
Maßgeschneiderte Lösungen als Antwort auf die Grenzen generischer Lösungen
Deltic, ein französisches Unternehmen, das sich ausschließlich auf elektronische Dokumentenverwaltung und Digitalisierung spezialisiert hat, entwirft und passt seine Software (Zeendoc, DocuWare) an die spezifischen Prozesse jeder Kundenstruktur an, sei es für Lieferanten-, Kunden- oder Personalflüsse. Als Platinum-Händler von Zeendoc und Platinum-Partner von DocuWare unterstützt Deltic Unternehmen jeder Größe im gesamten französischen Gebiet.
Die Unterstützung umfasst die Bedarfsanalyse, Schulung und Wartung. Die Speicherung erfolgt in geografisch unterschiedlichen französischen Rechenzentren, mit rechtlich wertvollem Archiv, einem Element, das in einem gut strukturierten Lastenheft direkt überprüfbar ist.
Budget und Governance des GED-Projekts: zwei oft vernachlässigte Aspekte
Das Budget ist in den meisten Lastenheften enthalten, jedoch in einer zu vagen Form, um nützlich zu sein. Eine Gesamtbudgetangabe ohne Unterscheidung der Lizenz-, Integrations-, Schulungs- und jährlichen Wartungskosten hindert die Anbieter daran, vergleichbare Angebote zu formulieren.
Ein strukturiertes Budget nach Kostenstellen macht die Angebote tatsächlich vergleichbar. Es ermöglicht auch die Identifizierung der verhandelbaren und der unverzichtbaren Posten.
Die Governance des Projekts verdient die gleiche Aufmerksamkeit. Das Lastenheft sollte einen Projektleiter auf der Kundenseite benennen, die Validierungsinstanzen definieren und einen realistischen Zeitplan festlegen. Ohne diese Elemente bleibt das Dokument eine Wunschliste statt eines Steuerungsinstruments.
Die Vorbereitungsarbeit vor dem Lastenheft beeinflusst die Qualität von allem, was folgt: Relevanz der Spezifikationen, Präzision der Antworten der Anbieter, reibungslose Implementierung. Zeit für die Dokumentenkartierung, die Anforderungen an die Souveränität und die technischen Integrationsanforderungen zu investieren, bevor die erste Zeile des Dokuments geschrieben wird, verhindert, dass man sechs Monate später alles neu machen muss.